Privacy verklaring

VC Herk hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VC Herk houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat

  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn verderop beschreven in deze Privacy verklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • wij de passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
  • door de ondertekening van het aansluitingsformulier door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger wordt, tenzij expliciet en op voorhand schriftelijk aangegeven, aan VC Herk toestemming gegeven om ook de persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) te verwerken;
  • het lid door zijn aansluiting bij VC Herk, tenzij expliciet en op voorhand schriftelijk aangegeven, de toestemming geeft aan VC Herk om individuele, club- en/of teamfoto’s of video’s te tonen op de website en de sociale media van de vereniging.

 

Als VC Herk zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dat via onderstaande contactgegevens:

VC Herk

Kapelstraat 23 B1

3540 Herk-de-Stad

vc.herkdestad@gmail.com

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

VC Herk houdt persoonsgegevens hoofdzakelijk bij met het oog op het aansluiten van leden bij de nodige organisaties en het efficiënt kunnen communiceren. Meer concreet worden persoonsgegevens bijgehouden ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Ledenadministratie: voor het bijhouden van het wettelijk verplicht ledenregister;
  • Ledenbeheer: voor de registratie van betalingen van lidgelden en sportieve en extra-sportieve activiteiten, kledingmaten en spelersuitrustingen;
  • Leden informatie: VC Herk registreert persoonsgegevens van haar leden en sympathisanten om hen op de hoogte te houden over de werking en activiteiten (o.a. nieuwsbrieven, mail, SMS  of WhatsApp berichten);
  • Activiteiten: voor de organisatie van activiteiten en om hen te informeren over deze en toekomstige activiteiten;
  • Vrijwilligersovereenkomsten: registratie van persoonsgegevens van haar vrijwilligers om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving;
  • Contactlijsten: VC Herk registreert persoonsgegevens van de contacten (o.a. potentiële trainers/trainsters en spelers/speelsters) en sponsors die VC Herk heeft gehad of kan hebben om hen op een efficiënte manier te kunnen contacteren;
  • Bestellijsten: VC Herk registreert de persoonsgegevens van personen die materialen bij VC Herk bestellen om het materiaal te kunnen leveren, hen te informeren over de bestelling en de facturatie te kunnen doen;
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en bewaren:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnumer, e-mail
  • Rijksregisternummer (voor aansluiting bij de volleybalbond)
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats
  • Contactgegevens ouders (voor minderjarige leden): naam, voornaam, telefoonnummer, e-mail

 

Verstrekking aan derden

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. VC Herk verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid, tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.

De informatie wordt niet met derden gedeeld. Enige uitzondering hierop is dat het lid door zijn aansluiting bij VC Herk toestemming geeft aan VC Herk om zijn lidmaatschap kenbaar te maken aan de Limburgse, Vlaamse en Belgische federaties en aan de Stedelijke, Provinciale of Vlaamse overheid voor zover deze nodig zijn voor een goede werking van de vereniging. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Al onze medewerkers (bestuursleden, trainers, coaches, …) zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

 

Bewaartermijn

VC Herk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonlijke identiteitsgegevens houden wij nog 5 jaar bij na het beëindigen van het lidmaatschap zodat we ex-leden nog kunnen contacteren.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

Elk lid heeft steeds het recht om kosteloos de door ons opgeslagen gegevens op te vragen, een aanpassing te vragen van zijn gegevens of, wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd, om de verwijdering van zijn gegevens te vragen . Daarvoor moet contact worden opgenomen met VC Herk via e-mail naar vc.herkdestad@gmail.com.

 

Wijziging privacy verklaring

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik en mogelijkheden van deze site en onze andere communicatiekanalen. Eventuele aanpassingen in onze activiteiten of op onze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Bij wijzigingen zullen we dit aankondigen op de website waar de verklaring staat met aanduiding van de datum waarop de laatste wijziging gebeurde.

 

Datum laatste wijziging: 27 mei 2018